Organiser un pot de départ au bureau : quantités, budget et déroulé

Le pot de départ est le seul événement d’entreprise que personne n’a jamais reçu pour mission d’organiser. Il échoit à un collègue, souvent la veille pour le lendemain, entre deux réunions, avec un budget qui n’existe nulle part et une liste d’invités que personne n’a validée.

Il se passe pourtant toujours de la même façon : les gens arrivent par vagues entre 17 h 30 et 18 h 15, un tiers repart après le discours, et le vrai risque n’est pas d’en avoir trop peu mais d’en avoir beaucoup trop, parce que les quantités ont été calculées comme pour un cocktail du soir. Ce guide donne les repères pour ne pas se tromper : qui organise quoi, quel jour, quelles quantités, ce que le Code du travail autorise comme boissons, et quel budget prévoir.

Qui organise, et la question de la cagnotte

Deux rôles distincts, qu’il vaut mieux ne pas confondre. La cagnotte et le cadeau d’un côté, le buffet et la logistique de l’autre. Une seule personne peut porter les deux, mais elle doit alors s’en tenir à un seul événement à la fois.

Pour la cagnotte, trois règles font gagner un temps considérable :

• Annoncez un montant indicatif, pas une fourchette ouverte. « 10 € si vous le souhaitez » obtient plus de participations qu’une demande sans repère, où chacun attend de voir ce que font les autres.
• Fixez une date de clôture et tenez-la. Une cagnotte sans échéance reste ouverte jusqu’au matin même, et le cadeau s’achète en urgence.
• Séparez le cadeau du buffet. Si le buffet est financé par l’entreprise, dites-le clairement : les gens participent davantage à une cagnotte dont ils savent qu’elle ne paie pas les chips.

Sur le périmètre des invités, tranchez tôt et largement. Un collègue oublié dans l’invitation est le seul incident dont on se souvienne encore six mois plus tard.

Quel jour et à quelle heure

Le jeudi est le meilleur jour, et c’est assez contre-intuitif. Le vendredi, une partie de l’équipe est en télétravail ou déjà partie, et ceux qui restent ont un train. Le jeudi soir, tout le monde est là et personne n’a de raison de filer.

Pour l’heure, annoncez 17 h 30 ou 18 h, et prévoyez que le pot commence réellement vingt minutes plus tard. La fenêtre utile dure entre une heure et demie et deux heures : au-delà, il ne reste qu’un noyau de dix personnes autour d’une table vide.

Si une partie de l’équipe travaille à distance, tranchez la question franchement. Un lien visio ouvert sur un pot de départ ne fonctionne presque jamais, parce que le brouhaha rend tout inaudible. Mieux vaut organiser un temps court en visio en début de pot, discours compris, puis refermer.

Combien de pièces par personne

Un pot de départ est un cocktail d’entreprise d’une heure et demie à deux heures. Le repère habituel pour ce format est de douze à seize pièces par personne, détaillé dans notre guide du nombre de pièces par personne.

Mais un pot de départ mérite d’être corrigé à la baisse, pour deux raisons cumulatives.

En pratique, comptez dix à quatorze pièces par personne pour un pot de départ classique, avec une répartition de deux tiers de salé pour un tiers de sucré. Le sucré arrive en fin de pot et n’a pas besoin d’être abondant, mais il ne doit pas manquer : c’est ce qui accompagne le café pour ceux qui restent.

Le taux de présence, plus bas qu’annoncé

Sur un pot de départ, la différence entre les invités et les présents est plus marquée que sur un déjeuner. Un déjeuner de travail réunit 90 à 95 % des inscrits parce que les gens sont déjà sur place et qu’ils ont faim. Un pot de fin de journée tombe à 70 à 85 %, parce qu’il entre en concurrence avec la sortie d’école, un train et une soirée déjà prévue.

Calez donc la commande sur le nombre de personnes que vous attendez vraiment, pas sur l’effectif du service.

Les boissons, et ce que le Code du travail autorise

C’est le point que la plupart des organisateurs découvrent le jour même, et il ne souffre aucune approximation.

L’article R4228-20 du Code du travail prévoit qu’aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée sur le lieu de travail. Autrement dit, les spiritueux sont exclus : pas de rhum, pas de whisky, pas de cocktails. Le champagne, lui, est un vin et reste autorisé.

Deux précisions complètent la règle. L’employeur peut limiter davantage, voire interdire complètement la consommation par le règlement intérieur ou une note de service, à condition que la mesure soit proportionnée. Et il lui est interdit de laisser entrer ou séjourner dans les locaux une personne en état d’ivresse. Vérifiez donc le règlement intérieur avant de commander, plutôt qu’après.

Pour les volumes, les repères d’un apéritif s’appliquent : une bouteille d’eau de 75 cl pour trois personnes, une bouteille de jus ou de soft pour six, une bouteille de vin pour cinq à six. Ajoutez un thermos de café d’un litre pour dix personnes en fin de pot.

Le sans-alcool n’est pas une variable d’ajustement

La proportion de collègues qui ne boivent pas d’alcool est aujourd’hui suffisamment importante pour qu’une bouteille d’eau et un jus d’orange tiède ne suffisent plus. C’est aussi, souvent, la seule option pour les personnes qui reprennent la route.

Prévoyez au moins une boisson sans alcool qui se tienne : un jus frais, une limonade artisanale, un kombucha, un thé glacé maison. Cela coûte moins cher qu’une bouteille de vin supplémentaire et change nettement la perception du moment.

Ce qui se mange debout, et ce qui ne se mange pas

Un pot se prend debout, un verre dans une main. Toute la sélection en découle, et c’est là que les commandes se trompent le plus souvent.

Ce qui fonctionne : les bouchées qui tiennent en une ou deux fois, mini-sandwichs, tartes salées coupées en carrés, gougères, brochettes, dips avec des légumes et du pain, tartelettes. Côté sucré, des mignardises, des cookies, des parts de cake.

Ce qui ne fonctionne pas : tout ce qui demande une assiette, un couteau ou les deux mains. Les salades composées, les grands plats à trancher, les préparations qui coulent. Ils finissent entamés, et les gens n’y touchent plus.

Une contrainte pratique souvent oubliée : sur un pot de départ, il n’y a ni cuisine ni four. Choisissez des préparations conçues pour être bonnes froides ou tièdes plutôt que du chaud qui refroidira pendant le discours.

Enfin, recueillez les régimes alimentaires au moment de l’invitation, pas à la livraison. Un buffet entièrement végétarien règle la question pour une bonne partie de l’équipe sans que personne n’ait à se déclarer, et le reste se traite selon les principes détaillés dans notre guide des régimes alimentaires et des allergies.

Le discours, et le moment où tout se joue

Placez le discours trente à quarante minutes après l’heure annoncée. Plus tôt, la moitié des gens n’est pas arrivée. Plus tard, les premiers sont partis et celui qui s’en va parle devant une salle clairsemée.

Trois principes, et ils tiennent en peu de mots. Un seul discours principal, deux minutes maximum, et une prise de parole laissée à la personne qui part si elle le souhaite, sans l’y obliger. Remettez le cadeau dans la foulée, pas trente minutes après : le moment retombe.

Prévenez la personne qu’il y aura un discours. Le seul effet garanti d’une surprise complète est de la mettre mal à l’aise devant quarante collègues.

Au bureau ou dans un lieu extérieur

Le pot au bureau reste le format par défaut : gratuit, pratique, et tout le monde est déjà là. Il suppose une salle qui se libère, des tables, de quoi jeter et quelqu’un pour ranger, ce dernier point étant systématiquement oublié.

Sortir du bureau se justifie dans trois cas : un départ qui compte particulièrement, une équipe dispersée sur plusieurs sites qu’on réunit à cette occasion, ou des locaux qui ne s’y prêtent pas. Un lieu privatisé apporte le service, la vaisselle et le rangement, et retire à l’organisateur la partie la plus ingrate.

Chez Binie, la salle se privatise pour une soirée apéritive de 18 h à 22 h, à partir de dix personnes, avec des tartes, des gougères, des planches de fromage et des dips maison. Les boissons servies, vin, bière, cidre et softs, correspondent d’ailleurs exactement à ce que la réglementation autorise dans un cadre professionnel.

Quel budget prévoir

À cela s’ajoutent les frais de livraison, de l’ordre de 15 à 25 € dans Paris, et le cadeau, qui relève de la cagnotte et non du budget de l’événement. Les postes qui font réellement monter un devis de traiteur, service, boissons et conditionnement, sont détaillés dans notre guide du budget traiteur à Paris.

Checklist

• Cagnotte et buffet portés par deux personnes différentes, ou à défaut traités l’un après l’autre
• Montant indicatif annoncé, date de clôture tenue
• Jeudi plutôt que vendredi, 17 h 30 ou 18 h
• Effectif calé sur les présences attendues, soit 70 à 85 % des invités
• 10 à 14 pièces par personne, deux tiers de salé
• Règlement intérieur vérifié avant de commander de l’alcool
• Ni spiritueux ni cocktails : vin, bière, cidre et poiré uniquement
• Une vraie boisson sans alcool, pas une bouteille d’eau
• Uniquement des bouchées qui se mangent debout, rien qui demande une assiette
• Discours 30 à 40 minutes après l’heure annoncée, cadeau remis dans la foulée
• Poubelles dimensionnées et rangement attribué à quelqu’un

Chez Binie, les buffets d’entreprise sont livrés dans Paris et sa banlieue à partir de dix convives, avec 48 h de délai et un devis gratuit : le détail est sur la page traiteur. Le même principe s’applique aux formats du matin et du midi, détaillés dans nos guides du petit-déjeuner d’entreprise et du déjeuner de travail. Quand ces trois moments s’enchaînent dans la même journée, tout se cale d’un coup : c’est l’objet de notre guide de la restauration d’un séminaire.

Si vous ne retenez qu’une chose, commandez pour le nombre de personnes qui viendront vraiment, pas pour l’effectif du service. C’est l’erreur la plus fréquente sur un pot de départ, et celle qui se voit le plus : deux plateaux intacts posés sur une table à 19 h 30, devant huit personnes qui n’ont plus faim.